Lanceurs d’alerte: dernier rappel du délai du 17 décembre 2023 pour les entreprises entre 50 à 249 travailleurs !

La nouvelle réglementation en matière de lanceurs d’alerte impose aux entreprises comptant entre 50 et 249 travailleurs de mettre en place leurs obligations (telles que la procédure, le canal de signalement ainsi que le suivi) et ce au plus tard le 17 décembre 2023.

En janvier dernier, nous vous informions à propos de cette nouveauté dans un article général reprenant les nouvelles obligations pour toutes les entreprises, quel que soit le nombre de travailleurs y occupés.

Voir : Lanceurs d’alerte: procédure et canal de signalement internes obligatoires | Group S

Le présent article se focalise sur les entreprises comptant entre 50 et 249 travailleurs qui devront, au plus tard au 17 décembre 2023, s’être conformé aux différentes obligations que nous vous rappelons dans cet article.

Pour rappel, cette réglementation prévoit des normes minimales communes à l’Union européenne (UE) visant une plus grande efficacité du droit de l’UE grâce à la possibilité de signaler des violations tout en assurant une protection des personnes qui signalent des violations (appelés  lanceurs d’alerte).

1. Domaines d’application

Les domaines dans lesquels un signalement est possible sous cette réglementation, sont les marchés publics, les services, produits et marchés financiers, la protection de l’environnement, la santé publique etc. Le lanceur d’alerte n’est protégé que s’il signale une violation dans un ou plusieurs de ces domaines.

Sont exclus du champ d’application de la loi: le domaine de la sécurité nationale, les informations classifiées, les informations couvertes par le secret médical, les renseignements entre un avocat et son client ainsi que le secret des délibérations judiciaires.

2. Entreprises visées

Les entreprises visées par la mise en place obligatoire d’un canal de signalement sont les entreprises relevant du secteur privé qui occupent au moins 50 travailleurs.

Le délai pour la mise en place d’un canal de signalement dépend à son tour du nombre de travailleurs dans l’entreprise.

Le nombre de travailleurs occupés par l’entreprise est une moyenne des travailleurs occupés au sein de l’entreprise en tant qu’entité juridique. Le calcul de cette moyenne se fait sur base des règles de calcul pour les élections sociales. Ce calcul doit être effectué sur la base des 4 trimestres précédant le trimestre dans lequel on se trouve pour déterminer le nombre de travailleurs.

3. Canal de signalement

3.1 Conditions

Les entreprises doivent établir des procédures de signalement et de suivi qui répondent à certaines exigences. Ainsi, elles devront:

• fournir les informations nécessaires aux travailleurs sur le canal de signalement;
• permettre un signalement par écrit ou verbalement (contact téléphonique ou lors d’un entretien);
• protéger de manière sécurisée la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte (et d’autres tiers cités à l’occasion du signalement);
• traiter les données à caractère personnel conformément à la réglementation y afférente.
• répondre à un signalement en :

• fournissant un accusé de réception au lanceur d’alerte dans les 7 jours après réception du signalement; ainsi qu’en
• envoyant un retour d’informations dans un délai raisonnable (maximum 3 mois à dater de l’accusé de réception);
• tenir un registre qui reprend tous les signalements effectués. Ces signalements seront conservés jusqu’à la fin de la relation contractuelle.

3.2 Comment mettre en pratique?

Une consultation des partenaires sociaux est requise préalablement à la mise en œuvre du canal de signalement. Il s’agit, selon le cas, du conseil d’entreprise, du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ou, à défaut, de la délégation syndicale.

Ensuite, l’entreprise a deux options afin de mettre en œuvre un canal de signalement. Elle peut le faire en interne, en désignant un gestionnaire de signalement impartial, soit en confiant la mise en place et la gestion du canal à un tiers. Dans les deux cas, l’entreprise demeure le responsable finale du traitement des données à caractère personnel.

Enfin, l’entreprise peut elle-même décider si elle souhaite permettre à d’autres lanceurs d’alerte que les travailleurs d’avoir accès au canal interne afin d’effectuer des signalements : il peut s’agir de travailleurs indépendants, de sous-traitants ou d’anciens travailleurs.

3.3 Sanctions en cas de non-respect

Lorsque l’employeur (ou son préposé ou son mandataire) ne respecte pas l’obligation de mettre en place un canal de signalement, il encourt une sanction de niveau 4, ce qui implique:

• Soit une peine d’emprisonnement de six mois à trois ans et une amende pénale de 4.800 à 48.000 euros (décimes additionnels inclus) ou l’une de ces peines seulement.
• Soit une amende administrative de 2.400 à 24.000 euros (décimes additionnels inclus).

4. Entrée en vigueur

Cette loi a été publiée au Moniteur Belge le 15 décembre 2022  et est entrée en vigueur le 15 février 2023.

Les entreprises comptant entre 50 et 249 travailleurs ont jusqu’au 17 décembre 2023 afin de se conformer à leurs obligations en matière de procédures, de canal de signalisation et leur suivi.

POINT PRATIQUE : Il est recommandé aux clients Group S visés par cette mesure de prendre contact avec leur Payroll advisor afin d’obtenir les modèles suivants en rapport avec cette mesure :  

- Signalement interne : formulaire (à remplir par l’auteur du signalement);

- Signalement interne : accusé de réception du signalement

- Signalement interne : retour d’information (effectué par le gestionnaire de signalements de l’entreprise);

- Politique d’entreprise relative aux lanceurs d’alerte.

Source: Loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé, M.B. 15 décembre 2022.